Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Mengenali Persediaan Lambat Bergerak pada Bisnis
Persediaan yang tidak lagi bergerak harus diperiksa melalui catatan transaksi, bukan perkiraan berdasarkan pengamatan sesaat. Satu jenis barang mungkin tampak mencukupi, tetapi jarang menarik transaksi selama rentang evaluasi. Periode penilaiannya perlu disesuaikan menurut karakter produk. Barang mudah rusak memerlukan pemantauan lebih rapat, sedangkan barang tahan lama boleh mengikuti jangka evaluasi lebih lama. Sasaran pemeriksaan ini adalah menemukan barang bermasalah sejak awal.
Penyebab penumpukan biasanya muncul dari jumlah pembelian yang berlebihan, penurunan minat pasar, atau variasi barang yang berlebihan. Potongan harga pembelian juga dapat mendorong pemesanan tanpa pertimbangan cukup ketika pembeli barang berfokus pada penghematan per unit. Harga beli yang rendah tidak otomatis meningkatkan keuntungan apabila barang sulit terjual. Karena itu, tinjau dasar pesanan terdahulu sebelum membeli barang lagi, termasuk apakah lonjakan penjualan hanya sementara.
Menggunakan Catatan Penjualan untuk Mengatur Persediaan
Langkah awalnya adalah pencatatan sederhana untuk setiap item yang dijual. Rekam banyaknya barang yang terjual, stok tersedia, serta waktu produk tidak tersedia. Laju penjualan harian dapat ditentukan dari perhitungan total unit terjual dibagi lama pencatatan. Untuk memudahkan pemahaman, rata-rata dua unit sehari diperoleh ketika 60 unit terjual selama 30 hari. Angka tersebut menjadi titik awal untuk mengatur pembelian berikutnya.
Meski demikian, rata-rata penjualan harus diperiksa dengan kondisi penjualannya. Item yang tidak selalu tersedia dapat terlihat lambat terjual karena kesempatan transaksi terlewat. Dalam kondisi berbeda, kampanye penjualan singkat mungkin menghasilkan rata-rata terlihat terlalu tinggi. Pisahkan penjualan normal dan penjualan promosi agar keputusan pemesanan lebih terarah. Periksa hasil dari beberapa minggu berbeda untuk melihat kestabilan permintaan, terutama ketika mendekati acara musiman.
Membedakan Aturan untuk Produk Cepat dan Lambat Terjual
Sesudah informasi penjualan diperoleh, pisahkan jenis barang berdasarkan pola penjualan aktual. Produk cepat terjual perlu ditinjau secara lebih teratur agar tidak kehabisan stok. Item dengan permintaan menengah dapat mengikuti pola pengecekan berkala. Untuk kelompok berikutnya, barang dengan permintaan rendah membutuhkan pengadaan yang lebih terkendali. Pemisahan berdasarkan pergerakan mendukung tim pembelian memusatkan perhatian pada item yang berpengaruh pada kelancaran penjualan.
Tidak perlu menyeragamkan volume pengadaan untuk semua jenis barang. Item dengan penjualan harian dapat memerlukan pemesanan lebih sering, sedangkan barang yang hanya terjual sesekali sebaiknya dibeli secara terbatas. Tetap pertimbangkan harga produk serta umur penyimpanannya. Produk bernilai tinggi dengan permintaan rendah bisa mengikat dana cukup besar, meskipun persediaannya tidak banyak. Apabila pemasok menyetujuinya, sediakan barang melalui pesanan khusus untuk mengurangi beban penyimpanan.
Menyusun Aturan Isi Ulang Berdasarkan Kebutuhan Nyata
Ambang pengadaan kembali menentukan saat pembelian berikutnya harus dilakukan. Rumus sederhananya adalah rata-rata penjualan harian dikalikan waktu tunggu pemasok, kemudian ditambah stok pengaman. Sebagai gambaran perhitungan, rata-rata penjualan adalah dua unit sehari dan pengiriman memerlukan lima hari. Permintaan sepanjang waktu tunggu mencapai sepuluh unit. Apabila stok pengamannya empat unit, titik pembelian ulang ditetapkan pada 14 unit. Cadangan tersebut perlu dievaluasi berdasarkan pengalaman.
Di samping menetapkan pemicu pesanan, tentukan jumlah stok yang ingin dicapai. Volume pembelian baru dapat dihitung dari persediaan sasaran dikurangi posisi persediaan. Posisi persediaan dihitung dari barang tersedia dan kiriman yang sudah dipesan, setelah dikurangi kebutuhan pelanggan yang sudah tercatat. Pendekatan tersebut membantu menghindari pesanan ganda. Perhatikan pula minimum pesanan pemasok, ukuran kemasan, dan kapasitas penyimpanan sebelum menyetujui pembelian.
Memperbaiki Pengadaan sambil Menyelesaikan Stok Tertahan
Kebijakan pengadaan yang diperbaiki harus diikuti penyelesaian persediaan tertahan. Pastikan mutu persediaan sebelum menawarkan kembali, termasuk kondisi fisik dan batas penggunaan. Bagi item yang tetap memenuhi standar, susun bundel dengan produk pelengkap, penataan ulang tampilan barang, atau promosi menuju kelompok pelanggan yang sesuai. Hindari memberikan diskon tanpa perhitungan karena pengeluaran penjualan masih harus dihitung. Bila pemasok menyediakan pilihan, periksa fasilitas penukaran persediaan.
Lakukan evaluasi berkala untuk melihat hasil pengaturan pembelian. Perhatikan persediaan yang terus tertahan, berapa sering permintaan tidak terpenuhi, dan dana yang tersimpan dalam persediaan. Jika stok mati berkurang tetapi barang populer sering habis, aturan pembelian belum seimbang. Periksa ulang waktu tunggu pemasok, perkiraan permintaan harian, dan cadangan persediaan. Dokumentasikan dasar penyesuaian agar pengelola dapat menelusuri pertimbangan. Berkat evaluasi yang konsisten, keputusan stok semakin memiliki dasar.
Kesimpulan: Menyesuaikan Pengadaan dengan Kecepatan Penjualan
Mengurangi stok mati membutuhkan hubungan yang jelas antara pembelian pelanggan, lama pengadaan, dan besarnya pengadaan. Pendataan yang teratur mendukung pemilik usaha membedakan kebutuhan setiap produk. Selanjutnya, ambang pemesanan kembali dan target persediaan memberikan acuan operasional. Pada kegiatan Bisnis, pendekatan ini membantu membatasi dana yang tertahan, selama perhitungannya terus diperbarui.
Anda dapat memulai dengan sejumlah barang prioritas, kemudian menerapkan aturan pada produk lainnya. Pilih barang yang paling sering menumpuk dan lihat hubungan antara kebutuhan dan barang tersedia. Jadikan temuan tersebut untuk membatasi pembelian berikutnya, sambil memenuhi kebutuhan pelanggan yang berulang. Kebiasaan terukur yang terus dijalankan mendukung keputusan pembelian yang lebih baik. Berdasarkan kondisi usaha Anda, barang mana yang paling lama tertahan? Silakan bagikan pengalaman Anda tentang cara mengatasinya.
